Werkwijze

Van document tot beslissing, in vier stappen

De schermbeelden hieronder komen uit de app van Datavoogd. Ze zijn gemaakt met synthetische documenten van Gemeente Voorbeeldstad en Leverancier Fictief BV; er staan geen gegevens van echte organisaties of personen in.

1Aanleveren

U uploadt een verwerkersovereenkomst of een DPIA als Word- of PDF-bestand. Datavoogd herkent het soort document en de sector, en knipt de tekst in genummerde fragmenten (F001, F002, …). Elk citaat in het rapport verwijst naar zo'n fragment, zodat u het in het origineel terugvindt.

Het aangeleverde document wordt na de toets niet bewaard. Zie inkoop en beveiliging.

Startpagina van Datavoogd met twee uploadvelden: één voor een verwerkersovereenkomst en één voor een DPIA, elk met een korte uitleg van waartegen wordt getoetst.

2Toetsen

Datavoogd toetst regel voor regel. Voor een verwerkersovereenkomst van een gemeente zijn dat 49 toetsregels: artikel 28 AVG, de aanbevelingen van de Autoriteit Persoonsgegevens van november 2025, de IBD-standaard 2.54 en twee aanvullende AVG-verplichtingen (register van de verwerker en het vastleggen van alle datalekken). Voor corporaties het Aedes-sjabloon, voor DPIA's artikel 35 en 36 AVG en de criteria van de Europese toezichthouders.

De samenvatting toont per uitkomst hoeveel regels er zijn en met welke versie van de toetsregels is gewerkt.

"Geen signalering" betekent dat Datavoogd bij die regel niets heeft gesignaleerd. Het is geen oordeel dat de bepaling voldoet.

Bovenkant van een rapport in de app: 80 van 81 signaleringen nog te beoordelen, 1 met prioriteit hoog, 20 met prioriteit midden, 60 aandachtspunten en 26 regels zonder signalering, met een balk van de uitkomst per toetsregel.

3Rapport met bron en citaat

Per toetsregel ziet u de uitkomst, de motivering en de letterlijke citaten uit het document met sectie en fragmentnummer. Daaronder de signalering met prioriteit en de bronnen uit de kennisbank: wetsartikel, richtsnoer of standaard, met pagina.

Citaten worden mechanisch gecontroleerd tegen het document. Een citaat dat niet letterlijk voorkomt, wordt verwijderd; de regel gaat dan als escalatie naar de functionaris gegevensbescherming.

Toetsregel ART28-03 met uitkomst niet concreet: motivering, twee letterlijke citaten uit de verwerkersovereenkomst met fragmentnummers en een knop voor de overige citaten, en daaronder signalering S005 met prioriteit midden, status bevestigd, met bronverwijzingen naar de AVG en de richtsnoeren van de Europese toezichthouders.

4De functionaris gegevens­bescherming beslist

Elke signalering heeft de status "voorgesteld" totdat de functionaris gegevensbescherming haar bevestigt of afwijst, met naam of functie en een toelichting. Die beslissing komt in de audit trail, met tijdstip en versie van de toetsregels.

In de werkruimte staan alle beslissingen bij elkaar, als CSV te downloaden. Het rapport met de beslissingen tot dan toe is als Word-bestand te downloaden voor het dossier.

Beslissingen van de functionaris gegevensbescherming in de werkruimte: één bevestigde signalering met tijdstip, onderwerp, naam of functie en toelichting. Regel uit de audit trail: tijdstip, signalering S005 bij toetsregel ART28-03, bevestigd door de functionaris gegevensbescherming, met toelichting en regelversie.

Nog geen stukken: wegwijzer en opstellen

Voorstel van de wegwijzer voor een gemeente die een app voor meldingen woonoverlast wil inzetten: kerncijfers van de voorstellen, de situatie en het eerste voorstel over de rol van de organisatie, met bron en velden om te bevestigen of af te wijzen.
U beschrijft een voorgenomen verwerking. Datavoogd stelt enkele gerichte vragen en stelt voor welke stukken nodig zijn: rolverdeling, verwerkersovereenkomst, DPIA, afspraken met partners, registervermelding. Elk voorstel met bron.
Controlescherm van een DPIA-concept op het Rapportagemodel DPIA Rijksdienst, met de stappenbalk situatie, invulling controleren en document en toets.
Datavoogd stelt een DPIA-concept op volgens het Rapportagemodel DPIA Rijksdienst. De modeltekst blijft ongewijzigd; u controleert de invulling en het concept wordt direct getoetst. Concepten van de verwerkersovereenkomst op de IBD-standaard en het Aedes-sjabloon zijn in voorbereiding: daarvoor vragen wij eerst toestemming aan de makers van die modellen.

Probeer het in de demoDeelnemen aan de pilot